Das klassische Stage-Gate mit fünf Gates war im Grunde ein Sparprogramm: Business Case, Marktabschätzung und strategischer Fit waren aufwendig, also hat man sie stückweise gemacht und an jedem Gate neu aufbereitet. Mit KI fällt dieser Grund weg. Den Reporting-Aufwand reduziert man daher zuerst, indem man die Bürokratie automatisiert, und dann, indem man mit ein oder zwei Gates auskommt.
Von der Idee bis zur getrackten Wirkung eines Projekts sind nicht selten fünf Tools beteiligt, die alle sagen, sie seien die Single Source of Truth.
Woher kommt der Reporting-Aufwand eigentlich?
Die häufigste Arbeit, die ich im Innovationsmanagement sehe, ist Copy-Paste: von einem Excel ins andere, von Excel in eine Weboberfläche und von dort auf die Folien fürs nächste Review, also zwischen Tools, die eigentlich nicht miteinander reden. Einmal gemacht wirkt das gar nicht so viel. Man muss es allerdings zehnmal hintereinander machen, weil sich vorne immer wieder etwas Kleines ändert und jede Änderung dann durch die ganze Kette muss. Das kostet Zeit und ist extrem fehleranfällig, weil die Leute dabei natürlich versuchen, schnell zu sein.
Wenn es für jemanden drei Stunden Arbeit bedeutet, eine Rahmenbedingung im Business Case zu ändern, ändert er sie vielleicht einfach nicht und denkt sich: passt schon. Ich habe einige Entscheidungen erlebt, bei denen Leute so viel Zeit in die Entscheidungsgrundlage gesteckt haben, wie sie konnten oder wollten, und am Ende trotzdem auf Basis schwacher Zahlen entschieden werden musste. Wer lange an etwas gearbeitet hat, hält es gerne auch für gut, das ist allerdings nicht automatisch der Fall.
Reicht nicht eine Plattform mit Innovationsportfolio-Dashboard?
Die übliche Antwort auf die Frage, warum überhaupt noch kopiert wird, lautet: eine zentrale Plattform, ein Dashboard darauf, dann sinkt der Aufwand von selbst. So sagen es die meisten Tool-Anbieter und auch die gängigen KI-Antworten. Das stimmt schon, nur haben die wenigsten wirklich nur eine Plattform. Gerade im Innovationsmanagement sind von der Idee bis zur getrackten Wirkung eines Projekts nicht selten fünf Tools beteiligt, die alle sagen, sie seien die Single Source of Truth, und der Innovationsmanager trägt die Daten trotzdem von einem zum anderen, um seinem Job komplett nachzukommen.
Aber selbst mit verbundenen Tools wiederholt sich die Arbeit an jedem Gate. Am Anfang gibt es ein niedrigschwelliges Formular, damit mehr Ideen reinkommen, nach dem ersten Gate muss dann ein erster Business Case gerechnet werden, den Finance in einer Form haben möchte und die Entscheider in einer anderen. Viel von dieser Arbeit ist im Grunde Kommunikation, also die Information in ein Format zu bringen, das die Stakeholder konsumieren können, und das passiert für jedes Gate neu. Damit ist die Zahl der Gates selbst ein Hebel für den Reporting-Aufwand.
Der Lenkungskreis will dabei auch kein Dashboard sehen, er will eine PowerPoint oder ein Memo. Man sollte allerdings nicht versuchen, die Organisation zu schnell zu verbiegen, dagegen wehren sich die meisten Menschen sehr vehement. Wenn der Vorstand Folien will, gib ihm Folien. Aber bau einen Prozess, der diese Folien mit einem Klick erzeugt statt mit drei Stunden Arbeit, KI macht das inzwischen möglich.
Wie viele Gates braucht ein Innovationsprozess mit KI noch?
Wenn jedes Gate eine weitere Runde derselben Arbeit ist, lohnt sich die Frage, warum es überhaupt so viele gibt. Der ursprüngliche Stage-Gate-Prozess mit fünf Gates war dazu da, Arbeit zu sparen. Einen guten Business Case zu rechnen und zu reviewen war aufwendig, eine Marktabschätzung und die Betrachtung des strategischen Fits ebenso (und was sonst noch Gate-Kriterium war). Deswegen hat man immer nur einen Teil der Arbeit gemacht und dann geprüft, ob sich der Rest überhaupt lohnt.
Das muss man heute nicht mehr. KI macht dabei die Folien billig, und das Aufstellen von Business Case, Marktabschätzung und Fit-Bewertung wird ebenfalls deutlich günstiger. Man kann also von vornherein einen Business Case bauen, entscheiden, ob es sich lohnt zu validieren, gegebenenfalls validieren und dann sofort entscheiden. Je weniger Gates, desto schneller ist der Prozess, und am besten holt man alle Entscheider in ein oder zwei Gates, damit das Momentum nicht verpufft.
Erst automatisieren, dann umbauen
Weil sich die Organisation gegen schnelles Verbiegen wehrt, würde ich die Reihenfolge nicht umdrehen: zuerst alles an Bürokratie automatisieren, was sich automatisieren lässt, also die Kette vom Ideenformular bis zur Folie, und erst danach den Prozess an die neue KI-Realität anpassen und über die Zahl der Gates reden. Für diesen ersten Schritt ist Bayescase, unsere Software für Innovationsmanagement, gebaut: Idee, Business Case und Tracking der Wirkung liegen an einer Stelle, eine geänderte Annahme muss also nicht mehr von Hand durch drei Dateien getragen werden.
Als Innovationsmanager sollte man sich dabei ruhig öfter fragen, was eigentlich der Job ist: Innovationen finden, bewerten und unterstützen, oder Slide Decks bauen und Excel-Dateien durchforsten. Wenn die verbrachte Zeit nicht zum Jobtitel passt, macht man vermutlich etwas falsch.
Häufige Fragen
- Wie reduziere ich den Reporting-Aufwand im Innovationsmanagement?
- Zuerst die Bürokratie automatisieren: die Kette vom Ideenformular über den Business Case bis zur Folie fürs Review, sodass eine geänderte Annahme nicht von Hand durch mehrere Excel-Dateien und Tools getragen werden muss. Danach den Prozess anpassen: Mit KI kommst du oft mit ein oder zwei Gates aus, und jedes Gate weniger ist eine Runde weniger, in der dieselbe Information neu aufbereitet wird.
- Reicht eine zentrale Plattform, um das Innovationsportfolio-Reporting zu vereinfachen?
- Theoretisch ja, praktisch bildet eine Plattform aber selten alles ab. Von der Idee bis zur getrackten Wirkung eines Projekts sind oft fünf Tools beteiligt, die alle Single Source of Truth sein wollen, und die Daten werden trotzdem von Hand weitergetragen. Bayescase, Software für Innovationsmanagement, deckt deshalb die ganze Strecke von der Idee bis zum gemessenen Wert ab.
- Warum will der Lenkungskreis Folien statt eines Dashboards?
- Weil das die Form ist, in der er Informationen gewohnt ist, und Gewohnheiten einer Organisation ändern sich nur langsam. Statt dagegen anzukämpfen, kannst du die Folien automatisch aus denselben Daten erzeugen, mit einem Klick statt mit drei Stunden Arbeit.
- Braucht ein Stage-Gate-Prozess heute noch fünf Gates?
- Die fünf Gates waren dazu da, Arbeit zu sparen, weil Business Case, Marktabschätzung und strategischer Fit aufwendig waren und man sie deshalb stückweise gemacht hat. Mit KI fällt dieser Grund weitgehend weg. Ein oder zwei Gates mit allen Entscheidern am Tisch machen den Prozess schneller und halten das Momentum.
